Strona główna » Blog » Oprogramowanie » Jak wybrać CRM? Poznaj 8 aspektów do rozważenia przy wyborze systemu CRM

Potrzebujesz około 10minut na przeczytanie całości artykułu jak wybrać CRM?.

W dzisiejszych czasach każda rozwijająca się firma zarządza relacjami z klientami i danymi zebranymi do systemu na wiele sposobów. Dzięki mnogości dostępnych rozwiązań CRM (Customer Relationship Management) znalezienie takiego, które najlepiej sprawdzi się w rozwijającej się firmie i marketingu sprzedażowym, może być wyzwaniem. Jak wybrać CRM? Aby ułatwić Ci odnalezienie odpowiedzi na to pytanie i podjęcie decyzji, opracowaliśmy osiem rzeczy do rozważenia przy wyborze oprogramowania jakim jest system CRM.

1. Zdefiniowanie potrzeb – dowiedz się, czego potrzebujesz, aby wybrać odpowiedni CRM.

Najważniejszymi rzeczami, które należy zaplanować przed przystąpieniem do wyboru oprogramowania CRM, są potrzeby i oczekiwania Twojej firmy i działu sprzedaży. Zrób inwentaryzację, jakich narzędzi i programów do zarządzania obecnie używasz i jak z nich korzystasz, czy to:

Lead management
Automatyzacja marketingu
Zarządzania relacjami z Klientami
Pipeline sprzedażowy / proces sprzedażowy
Zarządzanie danymi klienta

Wypisz zalety i wady obecnego systemu i skup się na obszarach, które chciałbyś zmienić lub ulepszyć.

Funkcjonalności, które wypunktujesz powinny wspierać strategiczne działania działu sprzedaży oraz marketingu B2B, czyli działać już w istniejącym systemie organizacji. Pamiętaj, że wszelkie większe zmiany w będą miały bezpośredni wpływ na pracę pracowników. Może to oznaczać więcej czasu spędzonego na nauce nowego systemu. Dlatego inwestowanie w najbardziej rozbudowane i wyrafinowane, dostępne na rynku platformy CRM może wydawać się najlepszym wyborem. Pamiętaj jednak, że skomplikowane i rozbudowane procesy mogą być bardziej kłopotliwe niż atutem.

Przy wdrożeniu nowego oprogramowanie w firmie, ważne jest to żeby znaleźć najbardziej odpowiednie dopasowanie. Możesz rozbić wdrożenie na etapy. Nie dopłacaj za zbędne elementy. Oceń już istniejący system, przeanalizuj, sprawdź w czym Cię ogranicza. Jakie zdanie o nim mają już pracujący pracownicy, co by ulepszyli. To pomoże Ci dokonać mądrej decyzji, pomoże rozwinąć firmę i ułatwić pracę przy nowym narzędziu CRM.

2. Elastyczność – dostosowanie CRM do procesu zmian w wyniku rozwoju biznesu.

Firmy odnoszące sukcesy cechują się wzrostem i ekspansją, dlatego wybrany system CRM musi to umożliwić. Dobrze jest wybrać CRM, który sprawdzi się również w przyszłości. Dlatego warto wybrać takie, które jest stworzone w nowych technologiach oraz rozwiązanie, które jest obecne na rynku. Wiele firm świadczy usługi w zakresie konfiguracji CRM do wymaganych procesów. Znajdziesz również takich którzy są wstanie stworzyć modyfikacje CRM do potrzeb. W skrócie należy odpowiedzieć sobie na pytanie czy warto szukać dostępnych rozwiązań. Czy skorzystać z firmy, która jest w stanie stworzyć oprogramowanie na miarę. To związane jest z kosztami, plus potencjalnym uzależnieniem swojej firmy od usług producenta CRM.

3. Dostępność systemów CRM: webowa, chmurowa czy lokalna?

Istnieją różne formy dostępności systemu CRM. W dzisiejszych czasach, gdzie człowiek jest o wiele bardziej mobilny, docenia się rozwiązania z których można skorzystać w dowolnym momencie i miejscu. Co niewątpliwe jest zaletą dla handlowców pracujących w terenie, którym dostęp do danych ułatwia pracę oraz zwiększa efektywność.

Oprogramowanie lokalne niewątpliwe ma zalety wydajnościowe i integracyjne najprawdopodobniej z systemem ERP działającym w firmie, ale od takiej formy dostępu do CRM pomału się odchodzi.

CRM, który wymagałby gruntownej modernizacji informatyzacji w firmie, jest dla wielu firm nierealny, więc zastanów się, nad budżetem, który jesteś w stanie przeznaczyć na wdrożenie nowego systemu. Czy technologia mobilna jest dużą częścią obecnej organizacji i czy Twoi pracownicy mają wszystkie potrzebne urządzenia do mobilnego CRM? Jedna część to wybrać CRM i zakup samego programu – druga część to integracja.

4. Integracja z aktualnymi aplikacjami.

Wdrożenie jakiegokolwiek nowego oprogramowanie rzadko jest procesem bezproblemowy, dlatego znalezienie rozwiązania CRM, który z jednej strony się dostosuje do organizacji, a z drugiej wzmocni już istniejący stan, ma kluczowe znaczenie. Należy sobie ułatwiać życie, dlatego istotną funkcjonalnością jest możliwość integracji CRM z innymi programami w organizacji np. z modułem handlowym/księgowym, by mieć informacje o płatnościach za faktury, bądź możliwość wystawienia faktury do projektu z CRM.

Czy nowy CRM jest w stanie zintegrować inne moduły? Zmiana jest wyzwaniem, więc wybrać narzędzie CRM, które obsługuje jak najwięcej bieżących procesów, oznacza, że ​​przejście będzie płynne, sprawne i łatwe dla pracowników i biznesu.

5. Importowanie/eksportowanie danych.

Rozwiązania CRM do zarządzania relacjami gromadzą i przetwarzają informacje i dane klientów. Firma, która po praz pierwszy wprowadza system CRM do swojej organizacji i o ile nie jest to nowa firma, to na pewno ma już zebrane jakieś dane o swoich klientach, kontaktach przechowywane w Excelu czy innych formach. Dlatego należy wybrać system CRM, który powinien mieć zdolność do łatwego importu danych. Jeżeli tak się nie zdarza to możesz skorzystać z usług dostawcy, a Ci na pewno mają w zasięgu swoich działań możliwość takiego importu.

Z drugiej strony, patrząc z perspektywy analitycznej, CRM musi mieć możliwość eksportowania plików do popularnych formatów. Z pewnością do takich jak Excel lub CSV, jest to podstawowa cecha, którą powinien mieć CRM. W przyszłości może to też ułatwić migracje danych do nowego rozwiązania informatycznego. Funkcje migracji danych poprawiają jakość pracy, zwiększają przepływ komunikacji między członkami zespołów co przekłada się pośrednio na jakość obsługi klienta.

6. System CRM – przyjazny w użytkowaniu.

Wiele możliwości oprogramowania może nie być wykorzystywane z powodu trudności jego użytkowania, braku intuicyjności, bądź umowa z dostawcą zakładała niewystarczającą ilość szkolenia, a skorzystanie z większej liczby godzin przekracza budżet projektu. Jeżeli pracownicy będą dobrze wyszkoleni do obsługi to znaczy, że pieniądze zostały dobrze zainwestowane. Większość producentów umożliwia skorzystanie z wersji darmowej, do której dostęp pozwala na korzystanie z aplikacji przez pewien okres czasu, co ułatwia odpowiedź, który CRM wybrać, a w nim możesz stwierdzić czy zaproponowany produkt jest na tyle prosty w obsłudze, że usprawni pracę innych pracowników.

7. Wybór dostawcy.

Po określeniu celu wprowadzenia nowego oprogramowania, określenia jego funkcjonalności, przychodzi czas na wybór dostawcy, co nie jest łatwym zadaniem. Na co należy zwrócić uwagę:

1) Reputacja dostawcy – z pewnością ma duże znaczenie, chociaż można założyć, że dostawca posiadający dużą bazę klientów i rekomendacji to taka na, którą warto postawić.

2) Opinie klientów – czy recenzje użytkowników pokrywają się z tym co przedstawia dostawca. Czy firmy podobne do Twojej odniosły sukces, korzystając z danego CRM?

3) Rankingi systemów CRM – w sieci można znaleźć opracowania firm konsultingowych, które przedstawiają w łatwy sposób zalety i wady dostępnych rozwiązań.

4) Technologia / rozwój produktu- zdarza się, że nasi klienci korzystają z rozwiązań z przed wielu lat, które nie umożliwiają integracji z dostępnymi narzędziami marketingowymi. Należy upewnić się, że producent działa nad rozwojem produktu nie tylko z Twoich pieniędzy przeznaczonych na modyfikacje.

5) Wsparcie – Jak w przypadku każdej technologii, ważne jest, aby mieć kogoś, do kogo można się zwrócić, gdy coś pójdzie nie tak. Dowiedz się jakie warunki serwisu proponuje dostawca i czy warunki związane z czasem reakcji i kosztem Ci odpowiadają.

8. Koszty.

Wprowadzenie tego typu oprogramowania jest dużym przedsięwzięciem w biznesie, która może pochłonąć dużą ilość pieniędzy, ale także czasu. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć na co się zapisujemy. Najważniejsze jest znalezienie złotego środka między kosztami a funkcjami, które chcemy wdrożyć.

Niektóre CRM mogą wydawać się całkiem niedrogie, mają bezpłatną wersje próbną, ale trzeba pamiętać o dodatkowych kosztach jak uruchomienie, wdrożenie, aktualizacja sprzętu, zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę, szkolenia i czas poświęcony na nauczenie pracowników sprawnego korzystania z nowego oprogramowania, to jest czas w którym praca związana z obsługą obecnych procesów w firmie może trwać dłużej.

Podsumowanie

Wybór systemów CRM na pewno nie jest łatwym procesem, trzeba zwracać uwagę na wiele aspektów i szukać równowagi. Zachęcamy do rozważenia przynajmniej kilku możliwości dostępnych na rynku. Prawie nie możliwe jest znalezienie gotowego rozwiązania, które zaspokoiłoby wszystkie potrzeby, jednak warto pytać, umawiać się na prezentacje i szukać optymalnego rozwiązania, które zaspokoi wymagana funkcjonalności w największym możliwym stopniu. Jak wybrać CRM? Z pewnością każdy producent znajdzie swoją odpowiedź dostoswaną pod to co oferuje.

Przekonajmy się czy możemy zwiększyć sprzedaż w Twojej firmie.

Karol Tabiś

Uważam, że każda firma może zwiększyć sprzedaż jeżeli ma prawidłowe procedury pozyskiwania klientów, ofertowania i marketingu. Od 2008 jestem związany ze sprzedażą i marketingiem. 

Sprzedaż to proces, który można ulepszać w nieskończoność. Moje usługi polegają na pomocy w rozwinięciu tego potencjału. Doradzam, szkole i wykonuje wdrożenia marketingowe.

BEZPŁATNA KONSULTACJA

VODMEDIA Sp. z o.o
Westerplatte 51, 58-100 Świdnica

NIP:8842808422 
KRS:0000918797
REGON:389849739